Excel: Calcolare i giorni di malattia rimborsabili

La Signora A. lavora nell’ufficio del personale di una azienda di produzione del Nord Italia e ha un problema con il programma delle buste paga che, a volte, le sbaglia il calcolo dei giorni di malattia retribuiti o non retribuiti dei suoi operai. Il contratto CONFAPI – settore plastica e gomma – prevede che:

i giorni di malattia vengono interamente retribuiti fino a un limite che dipende dallo stato di anzianità al momento dell’inizio della malattia:

  • fino a 3 anni di anzianità: 2 mesi di malattia pagata
  • da 3 a 6 anni di anzianità: 3 mesi di malattia pagata
  • oltre i 6 anni di anzianità: 4 mesi di malattia pagata

Il conteggio è effettuato nei tre anni precedenti rispetto all’ultima malattia, ma dopo 6 mesi senza malattia il conteggio riparte da zero.

In caso di malattia prolungata, l’operaio ha diritto alla conservazione del posto se i giorni di malattia (a partire dal 01/01/1987) non superano quelli indicati da questa tabella:

  • fino a 3 anni di anzianità: 6 mesi di malattia
  • da 3 a 6 anni di anzianità: 9 mesi di malattia
  • oltre i 6 anni di anzianità: 12 mesi di malattia

I giorni di ospedale però sono esclusi dal conteggio ai fini della conservazione del posto, mentre sono inclusi nel conteggio dei giorni di malattia retribuiti.

La Signora A. mi ha chiesto, approfittando di una giornata di formazione su Excel, se era possibile automatizzare in un foglio di lavoro la procedura di controllo che veniva svolta a mano, con notevole dispendio di tempo ed energia.

Il risultato dei nostri sforzi congiunti è nel file Esempio – assenze malattia (22KB) che contiene tre fogli di lavoro:

Formule svolte:
foglio protetto senza password (le celle di input sono invece editabili) dove le colonne di servizio sono nascoste.

Legenda:
spiegazione delle formule

Regole trattamento economico:
riassunto delle regole da seguire per il calcolo dei giorni di malattia

Le funzioni usate per i calcoli non sono troppo complesse, ma sono combinate in modo non semplice:

  • =ANNO() per trovare la differenza in anni tra due date
  • =CERCA.VERT() per trovare un valore in una tabella e restituire il valore corrispondente nella colonna di destra
  • =SE()
  • =SOMMA.SE() per sommare solo le giornate di malattia e non quelle di ospedale
  • =DATA(ANNO()-n;MESE();GIORNO()) per trovare la data corrispondente a n anni fa
  • =CONFRONTA() per trovare la posizione di un valore in una colonna
  • =SCARTO() per definire un intervallo variabile di celle
  • =VAL.NON.DISP() per intercettare il messaggio di errore #N/D di un CERCA.VERT non trovato

Per evidenziare bene il processo, ho cercato di scrivere una sola funzione in ogni colonna, invece di scrivere tutto in una sola cella. Ad esempio, nella colonna N calcolo l’inizio di un intevallo di celle, nella colonna O ne calcolo la fine, e nella colonna P sommo l’intervallo così ottenuto; se il foglio fosse stato solo per me, avrei scritto una formula unica nella colonna P.

Come sempre, se hai da proporre miglioramenti o varianti sono tutto orecchi, e i commenti sono aperti.

Se invece hai un tuo caso interessante e difficile di Excel e vuoi vedere se riesco a risolverlo, scrivi a info@sayit.ch e sarò felice di occuparmene in un prossimo post.

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